Ingenting stjeler oppmerksomheten fra et godt program som teknikk som svikter. Gå gjennom disse sju punktene med lokalet – helst to uker før fagdagen.
Mange konferanselokaler har fastmontert anlegg – men avklar om dere får bruke det, om det dekker hele salen, og hvem som betjener det. «Det pleier å funke» er ikke et svar dere kan planlegge med.
Én mikrofon per samtidige taler, pluss én i reserve. Paneldebatt med fire deltakere og en ordstyrer betyr fem mikrofoner – ikke to som sendes rundt.
Be om kablet nett og spør om faktisk opplastingshastighet – gjestenettet på deling med 200 mobiler teller ikke. En profesjonell leverandør tar uansett med 4G/5G-backup.
Sjekk at det finnes kurser nok ved scene og teknikerplass. Skjøteledninger over rømningsveier er både stygt og ulovlig.
Samle alle presentasjoner på én maskin før arrangementet, og test hver eneste video- og lydavspilling i lokalet. Åtte foredragsholdere med hver sin laptop er oppskriften på åtte pauser publikum ikke ba om.
Avklar når dere får tilgang til lokalet. En seminarpakke trenger 1–2 timer rigg pluss lydsjekk med talerne – før gjestene kommer, ikke mens de mingler.
Det viktigste punktet. Når mikrofonen dør midt i hovedinnlegget, er spørsmålet ikke om noen kan fikse det – men om noen står klar og fikser det på tjue sekunder. Sørg for at en tekniker er til stede hele dagen, ikke bare til rigging.
Bonustips: ta opp seminaret. Når teknikken først er på plass, koster opptak lite ekstra – og innholdet kan gjenbrukes på intranett og i sosiale medier i ukesvis.
